Antworten auf häufig gestellte Fragen zum RTF-Format

Nachstehend finden Sie die Antworten auf die häufigsten Fragen, die dem Städtetag Baden-Württemberg zu seiner Empfehlung von RTF als Austauschformat für formatierte Texte gestellt wurden.

Fragen:

  1. Welche Dokumentenformate wurden vom Städtetag Baden-Württemberg in Betracht gezogen?
  2. Warum wurde nicht einer der beiden internationalen Standards ASCII (ISO 646) oder HTML (ISO 15445) gewählt?
  3. Heutzutage hat doch jeder Winword - warum wurde nicht einfach das DOC-Format empfohlen?
  4. Können RTF-Dokumente überhaupt Grafiken, Tabellen u. ä. enthalten?
  5. Ist RTF nicht ein proprietäres Format von Microsoft?
  6. Wo gibt es die genaue RTF-Dokumentation?
  7. Was ist, wenn Microsoft seine RTF-Unterstützung aufgibt?
  8. Warum hat man sich nicht gleich für das zukunftsträchtige XML-Format entschieden?

Antworten:

1. Welche Dokumentenformate wurden vom Städtetag Baden-Württemberg in Betracht gezogen?

Die folgenden 5 Formate wurden aufgrund ihrer großen Verbreitung und/oder ihrer hohen Zukunftssicherheit in die engere Wahl gezogen und daher detailliert geprüft: ASCII, HTML, DOC, RTF und XML.

2. Warum wurde nicht einer der beiden internationalen Standards ASCII (ISO 646) oder HTML (ISO 15445) gewählt?

ASCII (American Standard Code for Information Interchange, ISO-Standard 646) ist sicherlich das Dateiformat mit der größten Verbreitung und kann von jedem Textverarbeitungsprogramm gelesen und geschrieben werden. (Hinweis: Bei Winword heißt dieser Dokumenttyp "MS-DOS-Text".) Für Texte ohne spezielle Formatierungen ist ASCII daher das beste (= einfachste) Format. ASCII alleine unterstützt jedoch weder das Hervorheben von Textteilen (fett, kursiv usw.) noch das Einbinden von Grafiken. Für solche Gestaltungen sind Erweiterungen wie z. B. HTML, XML oder RTF erforderlich, die auf dem ASCII-Format aufbauen und dieses um zusätzliche Formatierungsmerkmale ergänzen.

HTML (Hypertext Markup Language, ISO-Standard 15445) würde für die meisten kommunalen Texte durchaus ausreichen. Da HTML jedoch keine Seitenstruktur ("wie auf Seite 4 beschrieben ...") unterstützt und auch noch nicht jedes Textverarbeitungsprogramm das HTML-Format lesen und schreiben kann, wurde RTF als die etwas bessere Lösung eingestuft.

3. Heutzutage hat doch jeder Winword - warum wurde nicht einfach das DOC-Format empfohlen?

Abgesehen davon, daß die Prüfung der bestehenden "Software-Landschaft" in den Kommunen schnell zeigte, daß keineswegs jede Stadtverwaltung mit Winword arbeitet, hätte eine "DOC-Empfehlung" zu 3 Problemen geführt:

a) Definitionsproblem: Leider gibt es gar kein einheitliches "DOC-Format". Unter der gemeinsamen Dateinamenserweiterung ".DOC" verbergen sich (bisher) 7 verschiedene Dateiformate (Winword 1.0, 2.0, 6.0, 7.0/95, 8.0/97, 9.0/2000 und 10.0/2002), die jeweils zueinander inkompatibel sind. (Wer z. B. versucht, eine Winword-97-DOC-Datei mit Winword 95 zu öffnen, verliert nicht nur einige Formatdetails, sondern ist überhaupt nicht in der Lage, auch nur den grundlegenden Textinhalt zu sehen.) Da ca. alle 2 Jahre ein neues, nicht aufwärtskompatibles "DOC"-Format auf dem Markt erscheint, müßte somit eine bestimmte Winword-Version empfohlen und das Textformat alle 2 Jahre geändert werden. Die daraus resultierenden Update-Kosten für alle Kommunen ständen in keinem angemessenen Verhältnis zum Nutzen.

b) Rechtliche Bedenken: Die Spezifikation des (jeweiligen) DOC-Formats wird von Microsoft als Firmengeheimnis angesehen. Microsoft gibt diese Informationen nur gegen Unterzeichnung eines Geheimhaltungsvertrags ("non disclosure agreement") an externe Entwickler heraus und behält sich ausdrücklich vor, Anfragen auch ohne Angabe von Gründen jederzeit abzulehnen. Da die EU-Richtlinie 87/96/EG vom 26.12.86 öffentliche Stellen in Europa (und somit auch Stadtverwaltungen) explizit anweist, offene Systeme einzusetzen, hat der Städtetag Baden-Württemberg rechtliche Bedenken gegen das Empfehlen eines geheim gehaltenen Datenformats für seine Mitgliedsstädte.

c) Virenschutz-Bedenken: Makroviren in DOC-Dateien sind spätestens seit "Melissa" in aller Munde und machen einen erheblichen Anteil aller Virenvorfälle aus. Angesichts dieser Fakten hält der Städtetag Baden-Württemberg es für sehr bedenklich, ohne zwingenden Grund ausgerechnet die Hauptbrutstätte für Viren als öffentliches Dateiformat zu empfehlen. (Mittlerweile raten übrigens das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik und die Task Force "Sicheres Internet" aus diesem Grund vom DOC-Format ab.)

4. Können RTF-Dokumente überhaupt Grafiken, Tabellen u. ä. enthalten?

Ja - und noch viel mehr. Der Städtetag Baden-Württemberg empfiehlt die Verwendung der Vers. 1.4 (oder höher) des RTF-Formats. Dieses Format unterstützt bis auf Makros und Rechenfelder alle Fähigkeiten von Winword 95 und ist somit für mindestens 99 % aller kommunalen Erfordernisse mehr als ausreichend.

5. Ist RTF nicht ein proprietäres Format von Microsoft?

Es stimmt, daß die Spezifikation des RTF-Formats unter der Kontrolle von Microsoft steht. Im Unterschied zu den (bisher 7) DOC-Formaten ist der Aufbau des RTF-Formats aber öffentlich dokumentiert und so angelegt, daß Erweiterungen stets in aufwärtskompatibler Form erfolgen. (Ein Programm braucht also nicht alle Besonderheiten von Winword zu verstehen, um alle für kommunale Zwecke relevanten Inhalte einer RTF-Datei lesen und schreiben zu können.)

Aufgrund dieser Aufwärtskompatibilität wird das RTF-Format nicht nur von Microsoft, sondern auch von vielen anderen Software-Herstellern zum Dokumentenaustausch verwendet. Daher ist RTF derzeit der "beste Kompromiß" für den kommunalen Dokumentenaustausch, solange Formate wie XML (die in ihrer Offenheit und Herstellerunabhängigkeit optimal wären) noch nicht allgemein verbreitet sind.

6. Wo gibt es die genaue RTF-Dokumentation?

Die neueste Version der RTF-Spezifikation ("Rich Text Format Specification, version 1.6", was dem Leistungsumfang von Winword 2000 entspricht) kann unter der WWW-Adresse http://msdn.microsoft.com/library/en-us/dnrtfspec/html/rtfspec.asp abgerufen werden.

Da das RTF-Format aufwärtskompatibel ist, beschreibt diese Spezifikation auch alle früheren RTF-Versionen. (Die letzten 3 Erweiterungen - durch Winword 95, 97 und 2000 - sind in der Dokumentation entsprechend markiert und dadurch gut nachvollziehbar.)

7. Was ist, wenn Microsoft seine RTF-Unterstützung aufgibt?

Da das RTF-Format auch zum Microsoft-internen Dokumentenaustausch zwischen Windows- und Macintosh-Programmen eingesetzt wird, ist ein "Aufgeben des RTF-Formats" durch Microsoft recht unwahrscheinlich.

Langfristig ist es zwar möglich, daß das RTF-Format durch XML-Dokumenttypen ersetzt wird. Dies stellt aber kein Problem dar, da beide Formate (RTF und XML) öffentlich dokumentiert sind und es daher recht leicht ist, einen Konverter zwischen diesen Formaten zu erstellen.

8. Warum hat man sich nicht gleich für das zukunftsträchtige XML-Format entschieden?

XML (Extensible Markup Language, siehe http://www.w3.org/XML/) ist eine Spezifikationssprache des WWW-Konsortiums, die es erlaubt, durch sog. Dokumenttyp-Definitionen (DTDs) offene Dokumentformate wie HTML zu definieren und um Zusatzmerkmale wie z. B. eine Seitenstruktur ("wie auf Seite 4 beschrieben ...") zu erweitern, ohne daß dazu alle XML-Programme geändert werden müßten. Langfristig ist davon auszugehen, daß XML-Dokumenttypen die bisherigen Datenformate vieler Programme als Austauschformate ablösen werden.

Derzeit ist XML jedoch noch "Zukunftsmusik": Die Unterstützung durch Textverarbeitungsprogramme steckt noch in den Kinderschuhen, und Hersteller-übergreifende Dokumenttypen, die sich für den kommunalen Einsatz eignen würden, haben noch keine größere Verbreitung gefunden.

Da der Städtetag Baden-Württemberg mit dem Austausch von formatierten Dokumenten nicht auf eine zukünftige allgemeine XML-Verbreitung warten kann, sondern bereits jetzt ein in der Praxis funktionierendes Austauschformat benötigt, konnte XML daher noch nicht zum Zug kommen.

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